С 2 ноября 2016 года внесены изменения в законодательство Украины, согласно которым стало обязательным нотариальное заверение подписей на протоколе общего собрания или решения учредителя.


Что такое протокол общего собрания?

Под протоколом общего собрания понимают документ, в котором зафиксированы принятые решения на собрании учредителей. Ведение протокола позволяет задокументировать любые изменения, происходящие в обществе с ограниченной ответственностью (ООО).

Распространенные случаи, при которых составление протокола обязательно:
  1. изменение состава учредителей ООО;
  2. изменение месторасположения общества;
  3. изменение вида экономической деятельности (КВЭД);
  4. мена директора.

Протокол является официальным способом документирования изменений и решений, принятых внутри компании. В документ разрешается вносить любые вопросы на собрании учредителей. Если в компании один учредитель, то в этом случае составляют документ, носящий название Решение учредителя.

Важным моментом является правильное составление протокола. Отсутствие важных данных может негативно сказаться в случае судебных разбирательств. Поэтому документ должен содержать:

  • реквизиты протокола: наименование, порядковый номер, название общества, дата, город, подписи участников;
  • имена участников собрания или одного учредителя (в случае, если оформляется решение);
  • повестка дня — вопросы, которые были вынесены на общее рассмотрение;
  • принятые решения в конце собрания

Протокол и решение имеют одинаковую юридическую силу. Они применяются к компаниям с разным количеством учредителей. Для обществ с одним учредителем действует форма решения, а для структуры, в которой несколько участников — протокол.


Какое значение имеет протокол и решение?

Ход собрания компании фиксируется в протоколе. Принятые решения будут отражены в документе. Это дает правовые гарантии всем участникам собрания, что утвержденные вопросы вступают в силу. Для этого протокол или решение должны быть правильно оформлены, а далее — заверены нотариусом. С этого момента документ приобретает юридическую силу.


Какие риски существуют?

Грамотно составленный протокол является гарантией для всех участников собрания. Рисков для компании в этом случае нет. Но при создании документа важно соблюдать все правила делопроизводства. Официальный акт должен быть корректно оформлен. На документе должны быть реквизиты предприятия, подписи, дата собрания.


Что нужно для нотариального заверения протокола или решения?

Организация собрания участников ООО происходит по инициативе учредителей. На мероприятие всем присутствующим членам объяснят общие правила и обязанности сторон. Для собрания готовится бланк для оформления протокола. На собрании выдвигаются важные вопросы, проводится голосование. Все решения четко фиксируются в документе.

Для нотариального заверения решения или протокола в Киеве необходимо предоставить:
  • паспорта и идентификационные номера всех учредителей ООО;
  • сам протокол или решение.

Нотариус удостоверяет подлинность подписей. С этого момента все принятые решения, зафиксированные в документе, имеют официальную силу.