З 2 листопада 2016 року внесено зміни до законодавства України, згідно з якими стало обов'язковим нотаріальне засвідчення підписів на протоколі загальних зборів або рішенні засновника.
Що таке протокол загальних зборів?
Під протоколом загальних зборів розуміють документ, у якому зафіксовано ухвалені рішення на зборах засновників. Ведення протоколу дозволяє задокументувати будь-які зміни, що відбуваються в товаристві з обмеженою відповідальністю (ТОВ).
- зміна складу засновників ТОВ;
- зміна місця розташування товариства;
- зміна виду економічної діяльності (КВЕД);
- зміна директора.
Протокол є офіційним способом документування змін і рішень, ухвалених усередині компанії. До документа дозволяється вносити будь-які питання на зборах засновників. Якщо в компанії один засновник, то в цьому разі складають документ, що має назву Рішення засновника.
Важливим моментом є правильне складання протоколу. Відсутність важливих даних може негативно вплинути у разі судових розглядів. Тому документ має містити:
- реквізити протоколу: найменування, порядковий номер, назву товариства, дату, місто, підписи учасників;
- імена учасників зборів або одного засновника (у разі, якщо оформляється рішення);
- порядок денний — питання, які були винесені на загальний розгляд;
- ухвалені рішення наприкінці зборів.
Протокол і рішення мають однакову чинність. Вони застосовуються до компаній з різною кількістю засновників. Для товариств із одним засновником діє форма рішенні, а для структури, у якій декілька учасників — протокол.
Яке значення має протокол і рішення?
Перебіг зборів компанії фіксується в протоколі. Ухвалені рішення відображатимуться в документі. Це надає правові гарантії всім учасникам зборів, що затверджені питання набувають чинності. Для цього протокол або рішення мають бути правильно оформленими, а надалі — засвідчені нотаріусом. Із цього моменту документ набуває чинності.
Які ризики існують?
Грамотно складений протокол є гарантією для всіх учасників зборів. Ризиків для компанії в цьому разі немає. Але під час складання документа важливо дотримуватися всіх правил діловодства. Офіційний акт має бути правильно оформленим. Документ має містити реквізити підприємства, підписи, дату зборів.
Що потрібно для нотаріального засвідчення протоколу або рішення?
Організація зборів учасників ТОВ відбувається за ініціативи засновників. На заході всім присутнім членам поясняють загальні правила та обов'язки сторін. Для зборів готується бланк для оформлення протоколу. На зборах ставляться важливі питання, відбувається голосування. Усі рішення чітко фіксуються в документі.
- паспорти та ідентифікаційні номери всіх засновників ТОВ;
- сам протокол або рішення.
Нотаріус засвідчує справжність підписів. Із цього моменту всі ухвалені рішення, зафіксовані в документі, мають чинність.
