Довіреність на одержання права підпису є офіційним документом, що складається в простому письмовому виді з дотриманням вимог, зазначених у Цивільному кодексі України. Необхідність її складання виникає в багатьох ситуаціях, коли керівник або інший уповноважений співробітник відсутній на робочому місці впродовж тривалого строку з поважних причин. У зв'язку з цим довіреність на право підпису дозволяє ще одній особі ухвалювати ті або інші рішення. Основні вимоги до складання цих документів усіх видів зазначені у відповідних статтях українського Цивільного кодексу.
Правила складання та оформлення документа
Для оформлення довіреності необхідний фірмовий бланк юридичної особи (організації). У деяких ситуаціях також може знадобитися нотаріальне посвідчення, наприклад, якщо треба засвідчити підпис заяви про держреєстрацію різних операцій. Обов'язковим елементом документа є дата його складання, інакше він вважається недійсним. Також необхідно позначити, де саме складається довіреність (Київ або інший населений пункт). У документі вказують повну назву юридичної особи з необхідними реєстраційними даними: ІПН, поточною адресою.
Далі вказують посаду та ПІБ особи, що видає повноваження, і офіційні документи, відповідно до яких особа діє (положення, статутні документи тощо). Згідно з документом про ідентифікацію особи, за всіма правилами повідомляються дані людини, яка отримує певні повноваження.
На бланку довіреності мають точно прописуватися повноваження, які передаються довірителем. У цій ситуації ними є конкретні документи, право на підписання яких набуває уповноважений співробітник. Діяти останній може винятково в межах виданого йому дозволу.
Законодавчі особливості довіреності
В обов'язковому порядку на бланку треба вказати строк, упродовж якого співробітник, що одержав повноваження, залишає за собою право підписувати певні документи. Починаючи з 2013 року, тривалість чинності документа фактично не обмежена й можлива будь-яка на розсуд укладача. Якщо ж строки не зазначені, право на підпис буде мати чинність впродовж року.
Ще одним недавнім нововведенням стала відсутність зобов'язання на проставляння печатки на бланку довіреності. До 2013 року печатка була обов'язковим елементом, однак тепер необхідно керуватися лише виключеннями.
Право підпису на бланку довіреності від організації має керівник або інша особа, яка наділена цими повноваженнями відповідно до законодавчих або установчих документів. Бажано, щоб у довіреності був зразок підпису наділеної повноваженнями особи, а також наявність або відсутність повноважень на користування цією довіреністю в інших осіб (передоручення).
Припинення дії довіреності відбувається при закінченні зазначеного в ній строку; за заявою особи, що її видала; у разі відмови виконувати повноваження особою, на ім'я якої вони була виписані; у разі припинення діяльності або банкрутства юридичної особи, що видала довіреність; у разі смерті або недієздатності особи, що наділяється повноваженнями за цим документом.